Le critiche sanno essere un vero e proprio boccone amaro, sia quando si danno che quando si ricevono, ecco perché per vivere meglio e creare intorno a noi un ambiente più sano è importante imparare ad accettare, elaborare e formulare i feedback.
Quando è giusto dare un feedback?
Ancor prima di capire come approcciarsi operativamente alla consegna di un feedback, è importante non sottoporlo alle persone per sfinimento. Intendo dire che non appena qualcosa ci irrita dovremmo trovare il coraggio di esprimere il fastidio, senza nasconderci dietro a vane lamentele che non fanno altro che immobilizzare la situazione e portare a malessere psicofisico. Vani accenni delle spalle e occhiatacce non contano, parliamo di vere e proprie azioni risolutive.
Ovviamente sono escluse dalle cose che irritano tutte le faccende personali altrui, le cose che non possiamo cambiare (tipo il tempo, o il costo eccessivo di un bene/servizio) e le cose non importanti.
Come dare un feedback negativo: passo per passo
- Attendi: siamo esseri umani, ci sta reagire d’istinto, ci sta anche che qualcosa ti abbia fatto molto arrabbiare. In questi casi è consigliabile aspettare che la rabbia scenda prima di avere un confronto;
- Rifletti prima di agire: se vogliamo fare un buon lavoro di feedback in ottica di miglioramento è necessario fermarsi un attimo a ragionare, raccogliere le idee e verificare i termini che vogliamo utilizzare;
- Mantieni la calma: urlare e fare prediche non aiuterà, anzi, rovinerà il rapporto con chi ci ascolta. È necessario mantenere vivo il rispetto usando un tono calmo e neutrale. Senza un buon rapporto non esiste cooperazione;
- Usa le domande: prima di fornire indicazioni, qualora ci fossero, approfondire le zone d’ombra permette di evitare figuracce ed equivoci;
- Tralascia giudizi e offese personali: dire “non sai lavorare in gruppo” o “mi esaurisci” metterà chi ascolta in una posizione di chiusura;
- Fornisci indicazioni semplici e precise: dettagli e informazioni chiare e veritiere permettono alle persone coinvolte di esprimere cosa è andato storto nell’ottica di rendere il confronto costruttivo;
- Evita lunghi monologhi/prediche: girarci intorno non migliorerà l’effetto, andare dritti al punto permette di non lasciare chi ascolta a girovagare in lunghi pensieri e sovrastrutture mentali;
- Definisci lo spazio: per poter condurre un dialogo alla pari è importante che il feedback venga dato a quattrocchi se riguarda un singolo utente, se invece riguarda un gruppo va bene consegnarlo in presenza di tutte le persone coinvolte;
- Definisci il tempo: assicurati che la persona in questione sia disposta all’ascolto, se capti che è in un momento non ricettivo (per diversi motivi) significa che non è l’ora di dare un feedback, esattamente come nel punto uno, attendi;
- Ascolta: dare una critica prevede ricevere una risposta. Ascolta sempre chi parla e, se fa fatica a esprimersi, lascia il tempo per elaborare quanto hai espresso. E ricordati di non interrompere mai, anche se non siete d’accordo ed è faticoso tacere;
- Trova un accordo: le cose ormai sono successe, l’importante è trovare una soluzione pratica e concreta per come si vuole agire nel futuro.
Questo elenco può sembrare anche banale, ma ti assicuro che tra il dire e il fare c’è di mezzo l’intero sistema solare!
Gli ostacoli del dare feedback negativi
Gestire la rabbia
Il primo grande ostacolo è gestire la rabbia. Provare rabbia e comunicarla va bene ed è normale; è riversarla su chi ascolta che non va bene. È infatti preferibile raccontarla con parole semplici, in prima persona.
Ammissione di responsabilità da parte dell’interlocutore
Ci avrai già fatto caso: la colpa o la responsabilità non è mai nostra. Se diamo la colpa a una persona, può capitare che questa neghi o sposti la colpa su terzi. Ostinarsi a cercare segni di colpevolezza in un confronto impedisce la buona soluzione. È più utile chiedersi come impedire che qualcosa ci infastidisca per evitare che il problema si ripeta. Nei casi in cui si consegna un feedback perchè vi è stato un errore è essenziale inserire nel dialogo le conseguenze che questo porta – senza che sembri una minaccia ovviamente – sia in termini di risvolti operativi, che verso la propria professionalità e affidabilità. Questi sono i casi perfetti in cui si possono chiarire le esigenze e definire cosa non si può tollerare.
Ricorrere ai divieti
La maggior parte delle volte, i divieti si trasformano in sciocche lotte di potere tipiche di una relazione genitore-figli/figlie adolescenti senza dimenticare che perpetuano solo ed esclusivamente modalità comunicative del tutto inefficaci.
Non solo critiche, ma anche feedback positivi
Ovviamente quando si parla di feedback si pensa soltanto alle critiche. Questo perché l’occhio si posa su cosa non va, piuttosto che attivare meccanismi che ci facciano provare gratitudine per qualcosa che funziona. Si tende a dare per scontato tutto ciò che è stato fatto bene e per questo motivo gli apprezzamenti sinceri sono diventati merce rara.
Riceverli però ci fa stare davvero bene, e sul lungo periodo ci insegna ad avere un atteggiamento migliore verso la vita e le persone che ci circondano. Per questo consiglio di esercitarti a praticare il feedback positivo: non è mai troppo tardi per cambiare!
Da sapere c’è che ció che apprezzi, aumenta. Quindi, più rivolgi attenzione alle cose che ritieni belle nella vita e più queste ti faranno stare meglio. Anche far notare a chi lavora con te che apprezzi il cambiamento che ha fatto dopo il vostro confronto è un atto di feedback positivo. Esprimere apprezzamenti porta molto spesso a maggiori risultati rispetto al limitarsi alle critiche.
Come dare un feedback positivo: 4 regole fondamentali
- Smetterla di concentrarsi solo sugli errori e sulle cose che non funzionano;
- Far capire chiaramente a chi ti circonda le cose che gradisci;
- Non aggiungere nulla di negativo al commento (evita i ma e i però);
- Aumenta l’apprezzamento (un “ben fatto!” può non bastare).
In questo articolo ho cercato di semplificare il più possibile la struttura e le informazioni necessarie per attivare un cambiamento. Se ti interessa approfondire, ti consiglio il libro di Barbara Berckhan “Piccolo manuale per imparare a fare e ricevere critiche”.
Sì, le cose sono tante e possono sembrare scontate, ma non è esattamente così. Vanno fatte sedimentare per trasformarle in nostri atteggiamenti e, ahimè, per questo non basta uno schiocco di dita. Ecco perché per il momento ci fermiamo qui: ti spiegheremo come ricevere i feedback in un prossimo articolo. Ora non ti resta che esercitarvi!
