Per poter dire di aver gestito bene un progetto non basta saperlo portare a termine, serve farlo in maniera organizzata, rispettando tempi, budget e standard qualitativi.
Di seguito ho sintetizzato un elenco in 5+1 punti che mostra come segmentare il lavoro per avere tutto sotto controllo.
Prima di partire, chiarite cosa volete ottenere e perché. Questo allinea team e stakeholder e fa da bussola per tutte le fasi successive.
Tutti i progetti seguono fasi specifiche attraverso le quali è possibile gestire i processi operativi e strategici. Le standard sono: avvio progetto, pianificazione attività, esecuzione, monitoraggio e chiusura lavori. Queste rappresentano le macro aree, utili ai project manager per tenere le redini delle attività.
All’interno di ogni fase, il lavoro va scomposto in task più piccoli e gestibili, assegnando responsabilità precise al team: questo metodo viene identificato come WBS – Work Breakdown Structure. Proprio perché ogni progetto è diverso, esistono metodologie che permettono di scomporre le attività secondo le logiche che governano il settore e il mercato di vostra appartenenza.
Per esempio:
Una volta definita la metodologia di suddivisione e gestione del progetto, è necessario stimare le metriche base per ogni task:
Queste tre metriche sono influenzate le une dalle altre, infatti questo è, senza dubbio, il punto che richiede maggiore attenzione. Per tutte e tre consiglio poi di lavorare per eccesso, ovvero di sovrastimare ogni singola voce per poter agire in sicurezza nelle fasi operative e attivarsi in maniera reattiva in caso di cambi di programma. Ogni progetto ha criticità potenziali: le mappo in anticipo, definisco piani B (e anche C se necessario). Una volta fatto e validato tutto questo, il progetto può partire!
Una volta partito il progetto, è necessario monitorare gli sviluppi senza perdere di vista gli obiettivi definiti al punto 1. In questa fase è prassi verificare le KPI e le dashboard, e organizzare riunioni di allineamento con il team. Il controllo è continuo, non occasionale: se qualcosa non va come definito, intervengo subito.
Una volta portate a termine tutte le attività si può dichiarare concluso il progetto. A questo punto si fa il project close-out in cui si raccolgono i feedback, si analizzano i risultati, cosa ha funzionato e cosa si può migliorare. Non sottovalutate questa parte: ogni progetto è anche un’opportunità di crescita.
Il +1 di questo schematico elenco è un tema che va a cappello su tutta l’attività. Come project manager, credo che l’aspetto più importante sia l’approccio che si ha verso il lavoro da svolgere. È fondamentale esprimerlo attraverso soft skill umane come la capacità di avere occhio e visione sui contesti, saper guidare il team con determinazione e motivazione, anticipare gli ostacoli e assicurarsi di avere i piedi per terra. È essenziale mantenere le risorse umane unite con un unico obiettivo e per farlo va mantenuto vivo un flusso comunicativo chiaro, sintetico e orientato all’azione. Quindi non abbiate timore di fare uso di riunioni, report, chat operative e confronti veloci. Un team che comunica bene è un team che lavora meglio e raggiunge prima i risultati.
Per concludere, un progetto ben gestito nasce da un metodo solido e dalla capacità di adattarsi. Non esiste una formula magica, ma un mix di pianificazione, ascolto e azione continua. Il project management, quando è fatto bene lo si nota subito: trasforma le idee in risultati.
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